La transparence des liens d’intérêts demeure un axe important du contrôle interne et de la compliance 

C’est une tendance globale qui se précise d’avantage dans les industries de santé : une grande majorité des programmes de compliance anti-corruption cherche à limiter les risques liés à l’octroi de cadeaux (donnés ou reçus quel que soit leur valeur). Faisons le point sur les lignes directrices des réglementations concernant la « transparence des liens d’intérêts » et sur la manière de gérer efficacement les processus de vérification des informations associées.

Comment se caractérise un cadeau/une invitation ?

Un cadeau donné ou reçu se matérialise par n’importe quel type de biens/services ayant une valeur et pouvant prendre différentes formes comme : du transport, un voyage, un repas d’affaires, événement sportif…
Généralement, les cadeaux donnés ou reçus peuvent être classés en plusieurs catégories :

  • une invitation de démonstration : pour visiter un site, participer à un séminaire,…
  • une invitation de représentation : pour effectuer un exposé sur un sujet précis,
  • une invitation de relations : à un repas d’affaires,
  • une invitation de loisirs : à des événements pas exclusivement professionnels ou axés sur les loisirs (manifestations sportives/culturelles,…).


 Contexte réglementaire 

Pour encadrer l’information concernant la transparence des liens d’intérêts, des dispositions légales ou réglementaires ont été publiées, plus particulièrement dans le secteur des industries de santé, comme notamment :

1. la loi Bertrand du 29 décembre 2011, qui rend obligatoire le suivi et la publication :

  • des conventions conclues avec certains acteurs du champ de la santé, dont les professionnels de santé, et les montants concernés,
  • de tous les avantages, au-delà d’un seuil supérieur ou égal à 10 euros TTC, procurés à ces acteurs par l’entreprise, directement ou indirectement.
2. Le décret Touraine par son ordonnance du 19 janvier 2017, qui renforce les dispositions de la loi Bertrand et définit également un ensemble de cas de dérogations à l’interdiction d’avantages dans son article 1453-7,
3. Le code du secteur des industries de santé EFPIA, qui précise par article, les exigences de contrôle interne attendues, et notamment celles qui concernent :

  • article 10 : la gestion des événements et de l’hospitalité,
  • article 11 : la gestion des dons,
  • article 12 : les honoraires liés à du service,
  • article 13 : les opérations de sponsorship des professionnels de santé,
  • article 14 : l’utilisation de consultants,
  • article 17 : l’interdiction des cadeaux
4. Les dispositions déontologiques professionnelles du LEEM (entreprises du médicament), qui précisent les règles relatives à :
  • la gestion des évènements, aux règles d’hospitalité (caractère professionnel, durée, périmètre de la prise en charge des dépenses),
  • la gestion des dons, subventions pour la recherche et la santé (…)
  • au recours à des consultants (accord, …).


Quelle vulnérabilité et comment limiter ces risques si spécifiques ?

Dans ce contexte, le réflexe naturel du responsable du contrôle interne va être de mettre en place des contrôles pour assurer la conformité à ces différentes réglementations, en :

  • identifiant si les invitations ont un caractère récurrent,
  • précisant la nature de l’invitation : a-t-elle un objet professionnel, et peut-elle être considérée comme à risque,
  • vérifiant si l’invitation s’est effectuée durant une période sensible (comme durant une période d’autorisation administrative, de la signature d’un contrat, d’un appel d’offres, d’une opération financière),
  • vérifiant si l’invitation ne dépasse pas un certain seuil de valeur,
  • s’assurant que l’invitation n’inclut pas des proches ou des membres de la famille,
  • s’assurant que l’invitation est en conformité avec les lois locales du pays concerné.
Les axes d’analyse du référentiel de contrôle interne liés à la gestion des cadeaux/invitations peuvent être par exemple : 

  • les évènements (ie : une conférence), les contrats (ie : pour un speaker), les dons & subvention, les voyages et dépenses, les types d’activités concernées,
  • les organisations (ie : une business Unit), le budget alloué, les tiers concernés (ie : orateur, fournisseur en évènementiel, consultant), les clients.
C’est sur l’ensemble de ce processus de gestion de la transparence des liens d’intérêts qu’une solution logicielle comme BWise Gestion des Politiques et de la Conformité (qui fait partie de la plate-forme de GRC intégrée BWise) vous apportera sa valeur ajoutée en vous permettant par exemple de définir des règles d’approbation des cadeaux et voyages.

Ces approbations s’effectueront par le biais de questionnaires qui seront communiqués aux personnes concernées. BWise Gestion des Politiques et de la Conformité propose des fonctionnalités adéquates pour pouvoir :

  • définir des règles de gestion - pour automatiser l’approbation des cadeaux donnés ou reçus, tout en garantissant une inter opérabilité avec le système de gestion des voyages en place dans votre organisation,
  • archiver des documents – et les supports adéquats pour approuver, et donner une traçabilité d’audit en cas de contrôle. 
  • procéder à l’enregistrement des cadeaux, voyages et dons d’hospitalité quand ils ont été reçus ou donnés.
Pour approfondir le sujet, je vous propose de lire la brochure BWise Gestion des Politiques de la Conformité.

Si cet article vous a été utile, je vous invite à le partager. Je serais également heureux d’échanger plus avant avec vous sur ces sujets, n’hésitez pas à me contacter personnellement!

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